6 tips för bättre företagsfakturering

Även om många företag numera erbjuder betalning via Swish och kort, hanteras betalningen många gånger på traditionellt sätt via fakturor på papper eller som mejlade pdf-filer. Nya företagskunder behöver fylla i formulär, godkännas och läggas upp i systemet. Därefter ska konton skapas och användare och fullmakter läggas till. Ofta krävs det manuell handpåläggning för att säkerställa att fakturor, betalningar, kravhantering och emottagandet av nya kunder sköts korrekt. 

Känner du igen utmaningarna? 

Här bjuder vi på några tips som gör det enklare både för dina företagskunder och för ditt företag.

1. Sänk trösklarna
   Automatisera onboardingprocessen så långt det går, så att det är enkelt att bli kund. En fakturakontokund ska på ett smidigt sätt bli kund genom att fylla i ett digitalt formulär. En kreditbedömning av företaget görs sedan i realtid. Utifrån den bestäms ett lämpligt köputrymme och andra villkor, som till exempel antal betaldagar.
   
   Kunden bör ges möjlighet att själv administrera sitt företagskonto och lägga till personer som ska få handla i företagets namn, skapa olika behörighetsnivåer för de som handlar, definiera vilken typ av varor, maxbelopp etc.
   
   Det kan också vara klokt att skapa två olika köpflöden – ett för återkommande fakturakunder i inloggad miljö och ett för tillfälliga kunder som inte ska behöva logga in för att göra sitt köp.
   
   
2. Erbjud elektronisk faktura
   Många aktörer, inte minst inom kommuner och landsting, kräver idag att fakturor skickas elektroniskt via till exempel Peppol eller SWE, som är de vanligaste formaten.
   
   Att kunna erbjuda elektronisk faktura, med möjlighet till individuella inställningar på kundnivå, är ett bra sätt att konkurrera med andra företag i offentliga upphandlingar, där dina konkurrenter kanske inte lever upp till kraven som ställs.
   
   
3. Förenkla administrationen – och spara pengar
   Oavsett hur mycket av fakturahanteringen som automatiseras och strömlinjeformas, kommer vissa händelser alltid behöva hanteras manuellt. En kund kanske betalar fakturan två gånger eller fel belopp och betalningar från utlandet kan ha fel ocr-nummer.
   
   Att försöka sköta det internt på företaget är sällan en bra affär. Då är det mycket bättre att lägga ut hanteringen på någon som är expert på den här typen av felflöden. Istället för att ditt företag ägnar tid åt att ta hand om det får ni färdiga bokföringsrapporter som kan läsas rakt in i systemet.
   
   
4. Kravhantering
   En del företag betalar inte i tid. Många gånger är det något med attestflödet som kanske inte fungerar hos dem eller så får de inte fakturan på det sätt de önskar. Säkerställ att informationen på fakturan är korrekt, att fakturan skickas i rätt format och att kunden förstått betalningsvillkoren. Att skicka påminnelser och krav på grund av missförstånd vill du och ditt företaget naturligtvis undvika.
   
   Skulle betalningar ändå bli sena hanteras påminnelser, förseningsavgifter och inkasso proffsigt och korrekt av de som erbjuder faktureringstjänster, så att du kan fokusera på relationen med kunderna.
   
   
5. Översikt och bättre kontroll
   Om du använder dig av en extern faktureringstjänst kan du enkelt följa företagets försäljning och betalningar på ett sätt som är anpassat för er, utan att lägga onödig tid på felhantering och därmed riskera att inte få tid för reflektion och eftertanke.
   
   Via en webbaserad dashboard kan du skapa och arbeta med listor och se trender och statistik. Du kan också beställa rapporter utifrån en rad olika parametrar och analysera ditt företags affärer på djupet.
   
   
6. Finansiering
   Att sälja hela eller delar av faktureringsflödet kan påverka relationen med kunderna och deras förtroende. Men det finns finansiella lösningar som tål att övervägas. Att sälja mot faktura till ett annat företag innebär alltid en kreditrisk och en oförutsägbarhet i företagets kassaflöde. Och kontroll över kassaflödet är väldigt viktigt för att kunna ha balans mellan nya inköp, lager osv.
   
   En finansiering via till exempel ett finansbolag, där du redan vid försäljning får betalt för din fordran, ger dig värdefull förutsägbarhet. Du kan planera på ett annat sätt och dina nyckeltal blir bättre. Många gånger får du dessutom den efterlängtade administrationslättnaden på köpet, då finansiären ofta tar över hanteringen av fordran. Hos en del partners har du möjlighet att bestämma hur du vill att fordringarna ska hanteras.
   
   Det kan påverka priset men gör att lösningen inte skadar din kundrelation. Har ditt företag en stabil kundbas, där du inte behöver vara rädd eventuella kreditförluster, är ett annat alternativ att belåna (dvs pantsätta) fakturorna.
   
   Då får ditt företag betalt för en större del av fakturan initialt och resterande del när kunden betalat fakturan.
   
   En liknande variant är fakturaköp med åldersregress. Där får du betalt för fakturans värde initialt, men om fakturan inte blivit betald efter ett visst antal dagar kommer den att regleras gentemot dig, samtidigt som fordran kan drivas vidare av den som levererat finansieringen. Möjligheten finns då att du får betalt i ett senare skede. I båda fallen har du kontroll över kundrelationen och bestämmer själv hur fakturan ska hanteras.