Från pappersfakturor till digitala lösningar – ett halvt sekel av innovation

Några som följt utvecklingen på särskilt nära håll, är kollegorna Jörgen Pettersson och Mattias Nilsson som båda varit med på resan större delen av sina arbetsliv. Här berättar de om övergången från manuell fakturahantering till dagens i stort sett helt digitala process.

Från dåtid till nutid

Jörgen har arbetat på PayEx i 35 år och har under tiden jobbat med nästan allt man kan göra på ett företag – från handläggning och kundservice, till att vara säljchef och VD. De senaste åren har han hittat tillbaka till säljavdelningen igen. Något han själv beskriver som det allra roligaste att arbeta inom. När vi frågar honom om hur arbetssättet såg ut när han började, berättar han:

"När jag började kom underlagen i pappersform. Det registrerades in i vårt system och en faktura skrevs sedan ut. Fakturan som vi skrivit ut, häftades ihop tillsammans med underlaget och postades sen till mottagaren. Det var en process som krävde mycket handpåläggning."

Till en början var mycket av arbetet manuellt och det krävdes omfattande kontroller för att säkerställa att allt blivit rätt. Men samtidigt växte det fram tjänster som lever kvar än idag.

"Kunderna kunde tidigt belåna sina fakturor via oss och ha det som ett finansieringsalternativ. Genom det kunde de förbättra sitt kassaflöde. Vi erbjöd dessutom redan då möjligheten att köpa fakturan och därigenom ta över kreditrisken för kunderna."

En av milstolparna i fakturans utveckling beskrivs vara när man kunde börja läsa in och överföra fakturorna direkt från kundens ekonomisystem till vårt eget, som snabbade upp hanteringstiden markant. En annan milstolpe, var när man började tillverka fakturorna på 90-talet. Genom rating och billing kunde man då räkna ihop beloppen och paketera informationen på fakturan på ett tydligare sätt.

Användningsområdena för fakturan har minst sagt förändrats genom åren. Inte bara för oss som administrerar dem, utan också för den slutliga mottagaren. Idag kan du som konsument själv bestämma hur du vill få dina fakturor – via post, digitalt till din mejl, direkt till din internetbank eller digitala brevlåda -något som helt enkelt inte var möjligt förr.

Olika behov för olika generationer

Mattias Nilsson, som själv firar 50 år, har arbetat på PayEx sedan 2003 – eller Faktab som det hette då. Även han har fått studera vår verksamhet från kärnan från flera olika roller och perspektiv, däribland som kontorist och handläggare. Men hjärtat finns i sälj med nära kontakt med kunderna, där han idag befinner sig.

Under Mattias snart 20 år på PayEx har han kunnat se betalningsmönster växa fram och beskriver sig se tydliga skillnader mellan generationerna.

"På senare år kan man se att det har skett en stor ändring i våra betalningsmönster. Jag har själv barn som är strax över 20 år och de betalar direkt när de får sina räkningar, via appar och Swish. De ställer helt andra krav på tillgängligheten än vad tidigare generationer har gjort. Jag, som tillhör en annan generation, betalar istället fortfarande räkningarna på slutet av månaden. Vi har helt skilda betalningsmönster helt enkelt."

Så, har fakturan en framtid?

När vi utvärderar lärdomarna från de gångna 50 åren med faktura, är Jörgen och Mattias eniga i hur framtiden kommer se ut.

Jörgen svarar:

"Valmöjligheterna blir fler. I stället för att skicka ut pappersfakturor får mottagaren själv bestämma var fakturan ska visas, till exempel på ”Mina sidor” och när den ska betalas. Jag tror också att eventuell önskan om avbetalning kommer sker på ett mer automatiserat sätt. Kunden ska kunna betala hur och när de vill”. 

Mattias fyller i:

"Vi måste ju såklart anpassa oss efter de regler och lagar som finns kring fakturahantering men vi måste också utvecklas framåt. Vi jobbar mycket med att utveckla våra direktbetalningstjänster och vi bygger därför digitala landningssidor för detta, så att kunden ska kunna betala hur och när de vill."

Fakturan som betalsätt spås alltså leva vidare, men som så mycket annat antas också den bli mer mottagarcentrerad. Både i hur man betalar dem och tar emot dem.

Vi har redan sett ett skifte från tryckta till digitala försändelser, en hel del har även börjat med QR-koder och scanningsbara fält som underlättar betalningen för kunden. Men idag ser vi också ett skifte i tänket kring miljöpåverkan, hur allt fler vill göra medvetna val och ställer högre krav på leverantören.

 "Den yngre generationen vill inte ha pappersfakturor eller e-post. Däremot vill de gärna få räkningarna via sms och eller via appar, därför så måste vi också utveckla våra betalningstjänster."

I samma takt som vår omvärld förändras, kommer vi fortsätt utveckla sättet vi erbjuder faktura som betalsätt på. Helt enkelt för att göra det så enkelt och smidigt som möjligt för dig att betala – oavsett om du vill ha din faktura till brevlådan eller internetbanken, betala senare eller direkt.

Ja, 50 spännande år har passerat. Och vi ser minst lika mycket fram emot att få fortsätta studera våra betalningsmönster runtom i Norden, för att kunna forma fram nya innovativa lösningar för framtiden.

Vill du också vara med på den här resan?

Antingen bakom spakarna som en av våra medarbetare, eller tillsammans med oss som kund – så ser vi fram emot att höra från dig!